Utbetalinger: planer, vilkår og frister

I avtaledokumentet for prosjektet deres (i punkt 6.4), vil dere se om prosjektmidler utbetales automatisk eller ikke.

Vår foretrukne utbetalingsmåte er "Utbetaling av tilskudd på faktura".Vi vil bare unntaksvis bruke andre utbetalingsmåter på tilskudd.

Nedenfor finner du mer om frister og forutsetninger for utbetalinger:

• Automatisk utbetaling
• Utbetaling av tilskudd på faktura
• Ikke-automatisk utbetaling med EHF-faktura

Automatisk utbetaling

Mange av prosjektene som får støtte fra Forskningsrådet har avtale om automatisk utbetaling. Dette skjer tre ganger per år. 

Avtalte framdriftsrapporter og/eller regnskapsrapporter må være sendt inn og godkjent for at utbetalingene skal kunne skje. Plan for utbetalinger er avtalt i kontrakten med Forskningsrådet. Det er viktig at utbetalinger til prosjektet skjer i den takt som utgifter påløper i prosjektregnskapet.

Sluttrapport må være sendt inn og godkjent av Forskningsrådet før siste avtalte utbetaling kan skje.

Automatisk utbetaling for 1. tertial 2025

Automatisk utbetaling for 2. tertial 2025

Automatisk utbetaling for 3. tertial 2025

Ved automatisk utbetaling sender Forskningsrådet oversikter over de planlagte utbetalingene på e-post til prosjektansvarlig. Prosjektansvarlig sender tilbakemelding til Forskningsrådet som angitt i e-posten.

Utbetaling av tilskudd på faktura

Når dere skal motta tilskudd fra oss, vil dere få utbetalt midlene så snart dere har dokumentert behovet for å dekke de faktiske kostnadene i prosjektet. Måten dette gjøres på er at dere sender inn faktura med spesifikasjoner på prosjektets kostnader og andelen av disse som altså skal dekkes av tilskuddet. 

Faktura kan dere sende inn så ofte dere ønsker. Den blir betalt på forfallsdato når alle formaliteter er sjekket og funnet i orden.  

Hvem gjelder denne ordningen for? 

Denne utbetalingsordningen gjelder for de aller fleste prosjekter som mottar tilskudd fra Forskningsrådet - med noen unntak. Det vil fremgå av kontrakten hvilken utbetalingsordning som vil gjelde for det enkelte prosjekt. 

Vi er i gang med å utvikle et nytt sakssystem. Når dette er ferdig implementert, vil alle utbetalinger av tilskudd gjøres med denne ordningen. 

Prosessen for utbetaling av tilskudd på faktura 

• Etter at dere har inngått kontrakt om FoU-prosjekt med oss, sender vi en MET-innkjøpsordre som e-post-vedlegg til administrativt ansvarlig for prosjektet med et ordrebeløp som tilsvarer tilskuddet som er bevilget til prosjektet. 
• Når prosjektansvarlig har regnskapsførte kostnader i prosjektet, kan dere sende inn en faktura med ordrenummer som referanse. Sammen med fakturaen skal dere legge ved en spesifikasjon (se Eksempel på spesifikasjon nederst på denne siden) på prosjektkostnadene for perioden.

Ikke-automatisk utbetaling

Noen prosjekter er fortsatt på betalingsmåten Ikke-automatisk utbetaling. Det kan være f.eks. ett-årige prosjekter og arrangementsstøtte. 

Utbetalingen skal skje på grunnlag av elektronisk faktura til Forskningsrådet (se avtaledokumentet, punkt 6.4.) Forskningsrådets organisasjonsnummer er 970141669. 

Når dere skal motta tilskudd fra oss, vil dere få utbetalt midlene så snart dere har dokumentert behovet for å dekke de faktiske kostnadene i prosjektet. Måten dette gjøres på er at dere sender en elektronisk faktura med spesifikasjoner på prosjektets kostnader og andelen av disse som skal dekkes av tilskuddet. 
 
Prosjektansvarlig skal minimum sende inn én faktura årlig for prosjekter som løper over flere år og ellers så ofte det er ønskelig for prosjektansvarlig. Samlefakturaer for flere prosjekter godtas ikke. Husk å merke fakturaen med Forskningsrådets prosjektnummer under "Deres ref.". 

Fakturaer utbetales på forfallsdato eller så snart fakturaen er godkjent. 

Krav til referanser, se nedenfor Send faktura elektronisk til Forskningsrådet - og punktet Fylle ut feltene på EHF-faktura - kundens bestillingsnummer / Ordrenummer. 

Generelt om fakturaenes innhold og oppfølging 

• Faktura for tilskudd skal ikke ha MVA. 
• Prosjektansvarlig skal oppgi bankkonto som eies av prosjektansvarlig på sine tilskuddsfakturaer – jfr. Generelle vilkår for kontrakt. 
• Prosjektansvarlig kan ikke sende purringer, rentenotaer, betalingsoppfordringer eller inkassovarsler på FoU-midler. 
• Vi utbetaler normalt mottatte anmodninger om tilskudd på forfallsdato når alle formaliteter er sjekket og funnet i orden. 
• Vi vil ta stikkprøver av spesifikasjonsvedleggene med jevne mellomrom. 
• Det er ingen begrensning på fakturabeløpet utover at det ikke må overstige det gjenstående tilskuddet til prosjektet. Dersom dere sender en faktura som overstiger årets forventede utbetaling, vil vi den bli behandlet manuelt. Dette kan føre til noe lenger utbetalingstid. 
• Dere skal fortsatt sende inn årlig framdriftsrapport for prosjektet. Det samme gjelder søknad om prosjektendring dersom prosjektet er forsinket eller det er andre vesentlige endringer i prosjektet. 

Generelle fakturafrister  

Det er ingen begrensninger på hvor ofte dere kan sende inn en faktura for tilskudd, men prosjektansvarlig på prosjekter med Utbetaling av tilskudd på faktura skal fakturere Forskningsrådet for tilskudd minimum hvert tertial, om lag i april, august og desember.  

Siste frist for å sende inn faktura er 20. januar etter det kalenderåret kostnadene er påløpt. Fakturadato for fakturaer som sendes i januar for kostnader som regnskapsføres hos tilskuddsmottaker i desember, settes til 31. desember. Disse fakturaene må lages innen de 15 første virkedagene i januar. Det er ellers virksomheten som selv bærer ansvar for å sette riktig dato og forfall på faktura i tråd med retningslinjer i bokføringsforskriften eller andre gjeldende retningslinjer for virksomheten. 

Dersom du har et prosjekt som får utbetaling mot faktura, og ønsker utbetaling i 2025 må du sende inn faktura med forfallsdato i 2025 innen 30.november og være nøye med å sjekke at fakturaen er korrekt. 

Brukerstyrte prosjekter som skal levere prosjektregnskapsrapport. Siste frist for å sende inn prosjektregnskapsrapport er 20. januar etter det kalenderåret kostnadene er påløpt.