Offentlig sektor-ph.d. – doktorgradsprosjekt i offentlig virksomhet 2025

Søker (prosjektansvarlig virksomhet) må være en virksomhet i offentlig sektor. Virksomheten skal normalt finansieres 80 prosent eller mer av det offentlige. Offentlig finansiering kan komme gjennom direkte tildelinger fra det offentlige, men også fra offentlige anskaffelser.

Virksomheter i offentlig sektor er definert som virksomheter som er statlige, regionale eller lokale myndigheter, offentligrettslige organer, eller sammenslutninger dannet av slike og som utfører oppgaver på vegne av det offentlige (jfr. Forskningsrådets definisjon av offentlig sektor). Ideelle tjenesteleverandører som mottar minst 80 prosent av inntektene sine gjennom offentlige anskaffelser, er innenfor målgruppen til ordningen.

Organisasjoner som er godkjent av Forskningsrådet som forskningsorganisasjon kan ikke søke OFFPHD, se Forskningsrådets liste over godkjente forskningsorganisasjoner. Dette inkluderer også TTO-er (Technology Transfer Office) og helseforetak.

OFFPHD-ordningen åpner ikke for statsstøtte, og foretak kan derfor ikke være søker eller inngå som samarbeidsparter i et OFFPHD-prosjekt. Les mer om foretak lenger ned.

Forskningsrådet gir kun støtte til prosjekter med kandidater som ikke har doktorgrad/ph.d. fra før. Ordningen støtter heller ikke ferdigstilling av påbegynte doktorgrader.  

Prosjektansvarlig og søker til Forskningsrådet skal være en virksomhet i offentlig sektor (som definert ovenfor). Gradsgivende institusjon skal være samarbeidspartner i OFFPHD-prosjektet.

Forskningsrådet stiller følgende krav til prosjektdeltagere og prosjektet:

Krav til den offentlige virksomheten (prosjektansvarlig)

• Den offentlige virksomheten skal stå som søker og må være innenfor målgruppen til ordningen. Vi gjør oppmerksom på at Forskningsrådet kan etterspørre utvidet dokumentasjon for å vurdere om dette kravet er oppfylt. Dersom du er usikker på om virksomheten er i målgruppen, ber vi deg ta kontakt med Forskningsrådets kontaktpersoner for ordningen før innsending av søknad.
• Doktorgradsprosjektet skal være relevant for den offentlige virksomheten og dens langsiktige kompetansebehov.
• Doktorgradsprosjektet skal være forankret i virksomhetens planer for forskning og utvikling og godkjent i virksomhetens besluttende organer.
• Den offentlige virksomheten må sikre finansiering av prosjektet for hele prosjektperioden – også ved forsinkelser.
• Den offentlige virksomheten skal oppnevne en intern veileder/mentor i prosjektet og sette av tilstrekkelig med tid og ressurser å følge opp doktorgradsprosjektet. Rollen som intern veileder skal fylles av en person med relevant kompetanse for prosjektets fagtematikk. Intern veileder trenger ikke å ha en doktorgrad, men vil da defineres som en mentor. Veileder/mentor kan leies inn fra ekstern aktør dersom virksomheten ikke har relevant kompetanse.
• Kandidaten trenger ikke å være ansatt på søknadstidspunktet, men skal være ansatt i prosjektansvarlig virksomhet gjennom hele prosjektperioden, og ansettelsesforholdet skal ta høyde for at det kan bli forsinkelser. Kandidaten skal være ansatt i 100 prosent stilling i tre år ved treårige prosjekter, og i minst 75 prosent stilling i fire år ved fireårige prosjekter. Forskningsrådet forutsetter at kandidatens ansettelses- og arbeidsforhold er i tråd med norsk lovverk.

Krav til gradsgivende institusjon

• Gradsgivende institusjon har ansvar for å sikre at doktorgradsprosjektet holder et tilstrekkelig høyt faglig nivå. Ordningen forutsetter at doktorgradsprosjektet møter de samme kravene til vitenskapelig nivå som andre doktorgradsprosjekter som tas opp ved institusjonen, og følger institusjonens forskrift for doktorgradsutdanning når det gjelder opptak, gjennomføring og bedømmelse. Merk: Forskningsrådet foretar ingen forskningsfaglig vurdering og kvalitetssikring av prosjektet, men forutsetter at dette er ivaretatt av gradsgivende institusjon.
• Kandidaten skal være tatt opp til relevant doktorgradsprogram ved gradsgivende institusjon. Prosessen med opptak til doktorgradsprogram skal være igangsatt på søknadstidspunktet. Dokumentasjon på endelig opptak må ettersendes når den foreligger.
• Dersom gradsgivende institusjon er utenlandsk, må søker dokumentere at graden fra den utenlandske institusjonen minst er på nivå med en doktorgrad avlagt ved et norsk universitet.

Krav til samarbeid og organisering av prosjektet

• OFFPHD-prosjektet skal planlegges og gjennomføres i et samarbeid mellom prosjektansvarlig virksomhet og gradsgivende institusjon.
• Prosjektansvarlig virksomhet og gradsgivende institusjon må inngå en skriftlig samarbeidsavtale. Prosessen med samarbeidsavtalen skal være igangsatt på søknadstidspunktet, men avtalen trenger ikke være ferdig. Avtalen må oppfylle OFFPHD-ordningens særskilte krav til samarbeidsavtale, se avsnitt nedenfor. Signert samarbeidsavtale er vedlegg til kontrakten som Forskningsrådet inngår med prosjektansvarlig virksomhet.
• Den offentlige virksomheten og gradsgivende institusjon skal i fellesskap kunne tilby kandidaten et tilfredsstillende fagmiljø og tilstrekkelig faglig veiledning og administrativ støtte til å gjennomføre doktorgradsprosjektet.
  Dette betyr at kandidaten skal være en del av og få støtte fra det faglige miljøet hos den gradsgivende institusjonen, samtidig som engasjere seg i og få god støtte hos prosjektansvarlig virksomhet til å gjennomføre doktorgraden. Et velfungerende fagmiljø skal dermed gi kandidaten en mulighet til å kombinere teoretisk kunnskap og praktisk erfaring for å oppnå vellykket gjennomføring av doktorgradsprosjektet.
• Den offentlige virksomheten og gradsgivende institusjon skal gjennomføre minst ett prosjektmøte per semester. Hovedveileder fra gradsgivende institusjon, kandidat, prosjektleder og intern mentor/veileder fra den offentlige virksomheten skal delta på prosjektmøtene. Møtereferatet må lastes opp sammen med årlig framdriftsrapportering.
• Kandidaten i prosjektet må være utpekt på søknadstidspunktet. Det kan ikke søkes om støtte til prosjekter uten en spesifikk kandidat.
• Kandidaten skal oppholde seg minst ett år ved gradsgivende institusjon og minst ett år ved prosjektansvarlig virksomhet. Dette gjelder også dersom gradsgivende institusjon er utenfor Norge. Oppholdet trenger ikke være sammenhengende, det kan deles opp i flere kortere opphold fordelt over prosjektperioden.

Krav til samarbeidsavtalen

Den offentlige virksomheten og gradsgivende institusjon må inngå en skriftlig samarbeidsavtale som følger våre generelle vilkår for FoU-prosjekter. OFFPHD-ordningen stiller følgende krav til samarbeidsavtalen:

• Avtalen skal være gyldig gjennom hele prosjektperioden. Avtaleperioden skal spesifiseres i avtaledokumentet.
• Fordeling av resultater og spørsmål om immaterielle rettigheter skal avklares.
• Veilederne fra både prosjektansvarlig virksomhet og gradsgivende institusjon skal spesifiseres med navn, rolle og arbeidsgiver.
• Avtalen skal ikke hindre kandidaten i å publisere resultatene og disputere på grunnlag av dem. Dette skal spesifiseres i avtalen.
• Det skal spesifiseres at kandidaten skal oppholde seg minst ett år ved den offentlige virksomheten og minst ett år ved gradsgivende institusjon. Tiden kan fordeles slik det er mest hensiktsmessig for prosjektet.
• Det skal spesifiseres at partene skal gjennomføre et samarbeidsmøte minst én gang per semester.
• Krav om arbeidsplikt for kandidaten skal avklares. Dette kan også være en del av en separat ansettelsesavtale mellom kandidaten og virksomheten. I fireårige prosjekter må det spesifiseres hvor stipendiatens arbeidsplikt skal utføres.
• Finansiering og fordeling av kostnader på hver partner i doktorgradsprosjektet skal oppgis.

Les mer om samarbeidsavtaler på Forskningsrådet nettside.

Krav ved samarbeid med andre aktører

OFFPHD er et virkemiddel som i utgangspunktet er rettet mot enkeltvirksomheter i samarbeid med en gradsgivende institusjon. Men ordningen åpner også for at flere virksomheter kan gå sammen om et OFFPHD-prosjekt forutsatt at virksomhetene ikke er et foretak, les mer om foretak i avsnittet nedenfor. I et OFFPHD-prosjekt hvor flere offentlige virksomheter inngår som samarbeidspartnere, må følgende krav være tilfredsstilt i tillegg til de øvrige kravene i utlysningen:

• Dersom andre samarbeidspartnere enn prosjektansvarlig virksomhet og gradsgivende institusjon skal bidra med finansering, gjelder følgende: prosjektansvarlig må gå inn med den største egenandelen i prosjektet med unntak av gradsgivende institusjon. Det vil si at den delen av prosjektkostnadene som ikke dekkes av gradsgivende institusjon kan fordeles på flere samarbeidspartnere, men prosjektansvarlig må gå inn med den største egenandelen.
• Det må inngås forpliktende samarbeidsavtale mellom prosjektansvarlig og samarbeidspartnerne i prosjektet. I avtalen må alle relevante forhold avklares, herunder immaterielle rettigheter (IPR), fordeling av resultater og økonomiske forhold. Forskningsrådet krever at det inngås én fellesavtale hvis det er flere samarbeidspartnere i tillegg til prosjektansvarlig og gradsgivende institusjon i prosjektet.
• Prosjektansvarlig må kunne vise til en plan for hvordan prosjektet kan fullføres i tilfelle samarbeidspartnere trekker seg underveis i prosjektet.

Foretak kan ikke være søker eller samarbeidsparter i et OFFPHD-prosjekt. Denne ordningen åpner ikke for statsstøtte, og foretak kan derfor ikke søke midler eller inngå som samarbeidsparter i prosjektet. Med "foretak" mener vi her en aktør som driver økonomisk aktivitet ved å tilby varer og/eller tjenester i et marked. En og samme aktør kan være både foretak og ikke foretak: Dersom aktøren (her: den offentlige virksomheten) driver noe økonomisk aktivitet, er den et foretak for denne delen av sin virksomhet. For den delen av virksomheten som ikke består i å tilby varer eller tjenester i et marked, er den offentlige virksomheten ikke å anse som et foretak. Ordningen finansierer kun doktorgradsprosjekter som er tilknyttet virksomhetens ikke-økonomiske aktivitet. Forskningsrådet forutsetter at virksomheten har etablert et klart regnskapsmessig skille mellom sin økonomiske og sin ikke-økonomiske aktivitet.

Les mer om krav til formelt skille mellom økonomisk og ikke-økonomisk aktivitet på Forskningsrådet nettsider.  

Forskningsrådet skal gjennom OFFPHD-ordningen bidra til å dekke støtteberettigede kostnader som er direkte knyttet til gjennomføringen av doktorgradsprosjektet. Spesifikt er dette:

• lønn og personalkostnader for kandidat
• lønn og personalkostnader for intern veileder
• kostnader hos gradsgivende institusjon (blant annet veiledning og kontorplass)
• kostnader hos samarbeidspartnere
• andre driftskostnader (laboratorieforsøk, litteraturinnkjøp, konferansereiser, o.l.)

Prosjektansvarlig må i søknaden sette opp et budsjett som viser alle kostnader direkte knyttet til gjennomføring av doktorgradsprosjektet. Vi krever i søknaden at kostnadene fordeles på følgende kostnadstyper:

• Personalkostnader og indirekte kostnader. Her føres lønn- og personalkostnader for personell i den offentlige virksomheten, som kandidat og intern veileder, og lønn- og personalkostnader ved gradsgivende institusjon. Kostnadene skal beregnes på grunnlag av timesatser per person som deltar i prosjektet. Beregningsgrunnlaget dere benytter, det vil si hvilke kostnader som dere tar med i timesatsen, skal beskrives i søknaden (i spesifikasjonsfeltet til kostnadsplanen). Det er ulike retningslinjer for beregning av timesatser for personer i den offentlige virksomheten og ved gradsgivende institusjon. Vennligst les retningslinjene og følg eksemplene på beregning av timekostnader og indirekte kostnader for den offentlige virksomheten:
  • Se retningslinjer for beregning av timesatser i den offentlige virksomheten 
  • Se retningslinjer for beregning av timesatser i UH-sektoren (gradsgivende institusjon)
• Innkjøp av FoU-tjenester. Dette er kostnader til innkjøp av FoU-tjenester som laboratorievirksomhet, analyser o.l. fra en FoU-leverandør. Se retningslinjer for "Innkjøp av FoU-tjenester" for mer informasjon.
• Utstyr. Merk at det er begrensinger for hvilke utstyrskostnader som kan tas med i budsjettet. Det er derfor viktig at du leser retningslinjene nøye. Retningslinjer for utstyr.
• Andre driftskostnader. Dette er kostnader til blant annet litteraturinnkjøp, konferansereiser, driftskostnader ved laboratorieforsøk, ekstern veileder o.l. Se retningslinjer for andre driftskostnader.

For definisjoner og andre detaljer knyttet til innkjøp av FoU-tjenester, utstyr og andre driftskostnader, viser vi til Forskningsrådets retningslinjer for hva budsjettet skal inneholde.

Forskningsrådet oppfordrer søker til å konsultere virksomhetens lønns- eller økonomiavdeling under utarbeidelsen av budsjettet.

Beregning av støtte

Tabellen under viser maksimalt støttebeløp fra Forskningsrådet til OFFPHD-prosjekter per år og måned. Dere beregner støtten per måned fra oppstartdato.

Støtten gis ikke som en rundsum, men korrigeres i forhold til regnskapsførte kostnader. Støtten kan ikke overstige 50 prosent av totale, godkjente prosjektkostnader. Det betyr at dersom regnskapsførte kostnader blir lavere enn budsjettert, blir Forskningsrådets utbetaling redusert slik at den ikke utgjør mer enn 50 prosent av prosjektkostnadene.

Støtten skal bidra til å dekke lønn, sosiale og indirekte kostnader for stipendiat og intern veileder/mentor, kostnader ved gradsgivende institusjon samt andre driftskostnader i prosjektet.

Støtten fra Forskningsrådet utbetales som prosjektstøtte til den offentlige virksomheten, ikke som et personlig stipend til kandidaten.

Etikk

Forskningsrådet stiller krav om høy forskningsetisk standard i prosjektene vi finansierer, og etikk inngår i vurderingskriteriet for Forskningskvalitet. I malen for prosjektbeskrivelse er det et eget punkt som omhandler dette. Beskrivelsen av etikk er først og fremst en forsikring til fagfellene om at det foreligger en plan for å håndtere de viktigste etiske dilemmaene i prosjektet. Dersom dere har behov for å beskrive dette mer detaljert, kan det gjøres andre steder i prosjektbeskrivelsen, eksempelvis under metodevalg, eller dere kan gjøre det i datahåndteringsplan(er) (se under). 

Ansvaret for at den forskningsetiske standarden følges, ligger hos den enkelte forsker og forskerinstitusjon (jfr.  Lov om organisering av forskningsetisk arbeid). 

Panelets vurdering og Forskningsrådets vedtak om tildeling innebærer ingen forskningsetisk godkjenning.

I tillegg må dere være klar over følgende om dere skulle få tildeling fra oss:

• Prosjektleder og prosjektansvarlig skal ha vurdert og håndtert hensynet til forskningssikkerhet i prosjektet. Forskningssikkerhet handler om risiko knyttet til uønsket overføring av kunnskap og teknologi, påvirkning på forskning og innovasjon eller brudd på forskningsetikk/-integritet hvor kunnskap og teknologi brukes til å underminere sentrale samfunnsverdier.
• Forskningsrådet stiller krav om full og umiddelbar åpen tilgang (open access) for vitenskapelige artikler, se Plan S – åpen tilgang til publikasjoner.
• For alle prosjekter som håndterer data, skal prosjektansvarlig utarbeide en datahåndteringsplan i forbindelse med revidert søknad. Her finner dere mer informasjon om krav til datahåndteringsplaner i prosjekter som får finansiering fra oss.

Støtte til utenlandsopphold

Offentlige virksomheter som får støtte gjennom OFFPHD-ordningen, har i tillegg kunnet søke om støtte til utenlandsopphold for sin doktorgradskandidat dersom gradsgivende institusjon er norsk. Denne utlysningen er midlertidig stengt for nye søknader. Vennligst se oppdatert informasjon på Forskingsrådets utlysning Utenlandsopphold for doktorgrads- og postdoktorstipendiater.

Søknadsskjemaet

• De formelle rollene i prosjektet, altså administrativt ansvarlig og prosjektleder, skal innehas av ansatte hos prosjektansvarlig og kan ikke fylles av kandidaten.
• Administrativt ansvarlig må ha signaturrett for den offentlige virksomheten og må kunne forplikte virksomheten i et OFFPHD-prosjekt. Administrativt ansvarlig skal godkjenne søknaden før den blir sendt inn og skal signere blant annet kontrakten og rapporter i prosjektperioden.
• Prosjektlederen har rapporteringsansvar overfor Forskningsrådet og er OFFPHD-prosjektets primære kontaktperson. Prosjektleder har også ansvar for prosjektets framdrift.
• Samarbeidspartnere: Husk å føre opp gradsgivende institusjon og eventuelt andre virksomheter eller institusjoner som inngår i et faktisk samarbeid som samarbeidspartnere. Prosjektansvarlig og Forskningsrådet skal ikke føres opp som samarbeidspartnere.
• Hovedaktiviteter og milepæler i prosjektperioden skal inkludere:
• obligatoriske og valgfrie kurs ved gradsgivende institusjon og eventuelt andre universitet/høgskoler
• framdriftsmøter minst én gang per semester
• midtveisevaluering ved gradsgivende institusjon
• milepæler for de planlagte artiklene
• innlevering av avhandlingen skal være prosjektets siste milepæl. Vi anser innlevering av avhandlingen som avslutningen av prosjektet. Vi venter ikke på disputas da dette kan ta lengre tid.
• I spesifikasjonsfeltet til kostnadsplanen skal dere beskrive hvordan dere har kommet fram til timesatsen til prosjektmedarbeiderne, og hvor mange timer i året dere har beregnet per prosjektmedarbeider. Hvis dere har brukt maksimaltimesats (1100 kroner) må dere begrunne dette.
• For å sikre en jevn og grundig oppfølging, kreves det at det gjennomføres to framdriftsmøter årlig. Disse møtene forventes å inkludere representanter fra den prosjektansvarlige virksomheten (prosjektleder og/eller administrativt ansvarlig og intern veileder), gradsgivende institusjon (hovedveileder) og ph.d.-kandidaten. Møtereferatene skal lastes opp sammen med årlig framdriftsrapportering. Møtene skal bidra til å evaluere prosjektets utvikling og adressere eventuelle utfordringer i en tidlig fase samt sikre kontinuerlig kommunikasjon med Forskningsrådet om prosjektets framdrift.

Du kan endre og sende inn søknaden flere ganger fram til søknadsfristen. Vi anbefaler at du sender inn søknaden så snart du har fylt ut søknadsskjemaet og lastet opp de obligatoriske vedleggene. Når søknadsfristen går ut, er det den versjonen av søknaden som ble sendt inn sist, som vi behandler.

Søknaden og alle vedleggene skal skrives på norsk eller engelsk.

Vedlegg til søknaden

Prosjektbeskrivelsen og andre obligatoriske vedlegg må følge malene. Dere finner alle vedleggsmalene nederst i utlysningen. Alle vedleggene skal være i PDF-format.

Deler av søknadsbehandlingen hos oss er digitalisert. Det er derfor viktig at dere benytter malene nederst i utlysningen og beholder toppteksten i dokumentene.

Obligatoriske vedlegg

1. prosjektbeskrivelse på maksimum 10 sider (bruk standard mal som du finner nedenfor)
2. partneropplysninger for virksomheter (bruk standard mal som du finner nedenfor) 
3. bekreftelse på deltakelse i doktorgradsprosjekt (lastes opp under vedleggstypen "Annet") (bruk standard mal som du finner nedenfor)
4. CV for kandidaten: i Offentlig sektor-ph.d. har vi ikke egen mal for CV, benytt "vanlig" CV-oppsett. Det er kun kandidatens CV som skal lastes opp.

Andre obligatoriske vedlegg

5. Kun for søknader til IKT-sikkerhet og kryptologi: bekreftelse på sikkerhetsklarering og autorisasjon

Søknader som ikke oppfyller kravene vil bli avvist.

Søknader som ikke har lagt ved obligatoriske vedlegg vil bli avvist.

Alle vedlegg til søknaden må sendes inn sammen med søknaden. Vi godtar ikke vedlegg sendt inn etter søknadsfristen med mindre vi har bedt om ytterligere dokumentasjon.

Vennligst ikke legg ved dokumenter som ikke etterspørres. Vi vil ikke vurdere dokumenter og nettsider det lenkes til i søknaden eller andre vedlegg enn dem som er spesifisert over.

Det er ikke teknisk validering på innhold i vedleggene dere laster opp, så pass på å laste opp korrekt fil på riktig vedleggtype.

Søknader til denne utlysningen behandles administrativt av Forskningsrådet. Grunnet begrenset budsjett forventer vi flere søknader enn det er tilgjengelige midler. Utlysningen og behandlingen av søknader vil derfor skje gjennom følgende trinn:

• Dere kan søke fram til 12. mars kl. 13.00, deretter stenges det for søknader.
• Rekkefølgen for behandlingen av søknader blir sortert gjennom randomisering. 
• Vi behandler søknadene i denne rekkefølgen til budsjettet er brukt opp.

Innen tolv uker etter søknadsfristen vil virksomheten motta tilbakemelding om enten tildeling eller avslag. Det tas forbehold om mulig forlengelse av behandlingstiden i perioder med ferieavvikling og økt pågang. Svar vil bli kommunisert via Mitt nettsted.

Forskningsrådet kan avvise søknader der prosjektansvarlig eller samarbeidspartner de siste to årene før innsendt søknad vesentlig har misligholdt sine forpliktelser i andre prosjekter med støtte fra Forskningsrådet. 

Søknaden kan bli avvist dersom prosjektleder er felt i Felles redelighetsutvalg eller Granskningsutvalget de siste to årene før innsendt søknad.

Dersom søknaden blir betinget godkjent, vil søker motta et brev som inneholder krav om tilleggsinformasjon og revidering av søknad. I revidert søknad blir søker bedt om å skrive et populærvitenskapelig sammendrag av prosjektet, og eventuelt andre avklaringer eller rettelser knyttet til søknaden.

Frist for innsending av revidert søknad er vanligvis tre uker. Ved behov kan søker be om utsatt frist. 

Når etterspurt tilleggsinformasjon og søknadsrevideringer er godkjent, vil vi legge ut en kontrakt på Mitt nettsted. Signert samarbeidsavtale med gradsgivende institusjon og eventuelt andre samarbeidspartnere skal lastes opp som vedlegg til kontrakten. Kontrakten er gyldig etter at vi har endelig godkjent den innsendte kontrakten og vedlegget.